Як синхронізувати категорії електронної пошти Outlook.com з Outlook 2013

Багато хто з нас, хто користується Outlook.com, також люблять скористатися перевагами синхронізації з Outlook 2013 (він же робочий стіл Outlook) для доступу до нашої електронної пошти через цю програму Office.

На жаль, ця синхронізація має деякі обмеження та недоліки. Зі свого досвіду я найбільше помітив, що за замовчуванням категорії електронної пошти, які відображаються в Outlook.com, не синхронізовані (категорії Outlook є еквівалентними міток Gmail). Проте, провівши деякі дослідження, я знайшов рішення, яке дозволяє так, ми бачимо в Outlook 2013 категорії, призначені кожному електронному листуЦя публікація пояснює, як це реалізувати крок за кроком.

Як працюють категорії Outlook

Перш за все, я думаю, що добре пояснити, які особливості Outlook приводять нас до цієї проблеми, але в той же час залишити двері відкритими для вирішення (хоча, якщо ви хочете, ви можна прокрутити та перейти прямо до кроків вирішення).

"

Коли ми почали використовувати Outlook.com (веб-пошту), ми виявили, що цей за замовчуванням уже є серія категорій і фільтрів , які працювати без необхідності нам щось налаштовувати. Серед цих категорій за замовчуванням ми знаходимо наступне:"

• Соціальні оновлення: Групові електронні листи з Twitter. Facebook, LinkedIn тощо
• Інформаційні бюлетені: призначається рекламним або інформаційним бюлетеням від компаній
• Групи: призначається всім електронним адресам зі списків розсилки, таких як Групи Google)
• Документи або фотографії: призначаються відповідно до вкладень, що містяться в електронних листах
• Оновлення доставки: Електронні листи для відстеження доставки групових продуктів

Електронні листи призначаються цим та іншим категоріям за допомогою стандартних фільтрів, які ми не можемо редагувати або навіть знати, які правила. Однак ми можемо створити нові фільтри, які призначатимуть електронні листи цим категоріям. Наприклад, якщо ми виявимо, що категорія «Оновлення соціальних мереж» пропускає електронні листи від Pinterest, можливе нове правило, щоб такі електронні листи призначалися цій категорії.

Також можна створювати нові категорії, для яких можна створювати відповідні фільтри та правила, а також можна позначайте електронні листи вручну, щоб призначити їм категорію, рідну або створену користувачем.

"

Один раз тут, якщо ми отримуємо доступ до Outlook.com через Outlook 2013 і ми створили кілька категорій користувачів>це показує останню (і тільки останню), але в обмеженому шлях . Категорії в Outlook 2013 мають кольори та дозволяють виконувати пошукові дії, але ці, на перший погляд, синхронізовані категорії ні. Відображається лише безбарвний блок із назвою категорії."

"

Що станеться, якщо в Outlook 2013 ми створимо категорію з точно такою ж назвою і призначимо їй колір? Відповідь така: працює для наших цілей. Якщо створити еквівалентну категорію, усі електронні листи Outlook.com із такою назвою відображатимуться в Outlook 2013 із подвійною категорією>"

Проблема, яку нам залишилося вирішити зараз, полягає в тому, що зробити, щоб рідні категорії також були синхронізовані. Ось як це вирішити та досягти повної синхронізації.

"Перший крок: перетворення всіх власних категорій Outlook на категорії користувача"

"

Як пояснювалося раніше, інформація зі створених вручну категорій уже доступна в Outlook для настільних комп’ютерів, але не з рідних тегів, які Microsoft включає за замовчуванням у свою веб-пошту. Щоб вирішити цю проблему, нам потрібно перетворити ці категорії на категорії користувачів"

Ми можемо досягти цього, створивши фільтр/правило з такою структурою:

"

Щоб створити правило, ми повинні натиснути кнопку параметрів у верхньому правому куті, вибрати Керувати правилами>"

"

Це потрібно повторити для всіх власних категорій, які ми хочемо відображати в Outlook 2013. І в ідеалі, категорія user> "

"

Після того, як це буде зроблено, ми, ймовірно, захочемо сховати оригінальні рідні категорії, щоб ми не засмічували список тегів з дублікатами. Ми можемо зробити це з панелі керування категоріями>"

Таким чином ми позбавляємося від необхідності переглядати дублікати категорій, і в той же час ми можемо працювати лише з категоріями, які можна синхронізувати з робочим столом. Але нам потрібен ще один крок, щоб завершити трюк.

Другий крок: створіть в Outlook 2013 еквівалентну категорію для кожної категорії Outlook.com

Тепер нам залишається лише створити еквіваленти в Outlook 2013. Для цього потрібно перейти до вікна Категорії (вкладка «Домашня сторінка» > Категоризувати > Усі категорії) і створити новий категорії, які мають точно такі самі назви, як Outlook.com мітки, які ми хочемо синхронізувати. Якщо є різниця в 1 символ, Outlook не збігатиметься між міткою, що надходить із сервера, і міткою, яку ми щойно створили, тож вам доведеться потурбуватися про збіг імен.

Потім ми призначаємо кожному колір і, якщо хочемо, комбінацію клавіш, і все! , усі електронні листи Outlook.com, які відтепер синхронізуються, матимуть відповідну категорію чи кольорову позначку. Найкраще, це справжня синхронізація, тому під час призначення мітки електронному листу з робочого столу ця зміна буде відображена на сервері ( доки локальний і назви категорій серверів збігаються).

Бонус: швидкий пошук за категоріями

Щоб отримати більше від категорій, ми можемо прив’язати їх до панелі швидкого доступу (список кнопок над стрічкою) фільтр для швидкого пошуку відповідно до категорії.

"

Для цього потрібно спочатку активувати режим пошуку>" "

Звичайно, за замовчуванням пошук Outlook дає нам результати з усіх поштових папок, коли пошук починається із запису папки «Вхідні», і це поведінка також впливає на фільтр категорії, який ми щойно закріпили.Якщо ми хочемо змінити це, щоб отримати результати лише з поточної папки, ми повинні перейти до Файл (синя кнопка) > Параметри > Пошук і там вибрати Включити результати лише з поточної папки. Якщо в майбутньому ми захочемо виконати пошук, який охоплюватиме всі папки, не буде проблем, оскільки на панелі пошуку є можливість змінити цей параметр для окремих випадків (без зміни параметра за замовчуванням)."